Hotel Medián adatkezelési tájékoztatója szállóvendégek részére
Székhely: 4080 Hajdúnánás, Rákóczi út 27/a.
Üzemeltetési központ: 4080 Hajdúnánás, Hunyadi út 13.
Ügyvezető: Oláh Sándor
E-mail: recepcio@hotelmedian.hu
Tartalomjegyzék
I./ Általános adatok. 3
1./ Adatkezelő adatai 3
2./ Alapelvek. 3
II./ Biztonsági intézkedések. 4
1./ Munkavállalókkal szemben alkalmazott biztonsági intézkedések. 4
2./ Védelmi intézkedések. 4
3./ Biztonsági intézkedések során alkalmazott elvek. 5
III./ Adatkezelés. 5
1./ Az adatkezelési tevékenység meghatározása. 5
1.1./ Online árajánlatkérés. 5
1.1.1./ Online árajánlatkérés során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás. 5
1.2./ Online szállásfoglalás. 6
1.2.1./ Online szállásfoglalás során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás. 6
1.3./ Szállás elfoglalása. 8
1.3.1./ Szállás elfoglalása során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás 8
1.3.2./ Adattovábbítás speciális esetei 9
1.3.3./ Adattárolás időtartama. 10
1.4./ Mágneskártya használata. 10
1.5./ Hírlevélre történő feliratkozás. 10
1.5.1./ A hírlevélre történő feliratkozás során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás. 11
1.6./ Vendég kérdőív, értékelő rendszer. 11
1.6.1./ Vendég kérdőív, illetve értékelő rendszer során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás. 11
1.7./ Adatok továbbítása. 12
1.8./ Facebook oldal 12
1.9./ Hotelben található wifi használata. 13
1.10./ A szállodában tartott rendezvények, gyermekprogramok során készült fényképek. 13
2./ Vendég, mint érintett jogai 13
2.1./ Törléshez való jog. 13
2.2./ Tájékoztatáshoz való jog. 13
2.3./ Visszajelzéshez fűződő jog. 13
2.4./ Hozzáférés joga. 14
2.5./ A helyesbítéshez való jog. 14
2.6./ Az adatkezelés korlátozásához való jog. 14
2.7. A tiltakozáshoz való jog. 14
3./ Panaszügyintézés. 15
3.1./ Panaszügyintézés helye, ideje, módja, jogérvényesítési lehetőségek. 15
3.2./ Jogérvényesítési lehetőségek. 15
IV./ www.hotelmedian.hu honlap üzemeltetése. 16
V./ Adatvédelmi incidens kezelése. 16
I./ Általános adatok
1./ Adatkezelő adatai
Az OLEX-97 Kft. tevékenységének nyilvántartása és az érintettek jogainak biztosítása céljából az alábbi adatvédelmi tájékoztatót (továbbiakban: Tájékoztató) alkotja:
Adatkezelő
NÉV: OLEX-97 Termékelőállító, Forgalmazó és Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság (a továbbiakban jelen Tájékoztatóban Társaság)
Székhely: 4080 Hajdúnánás Rákóczi út 27/a.
Üzemeltetési központ: 4080 Hajdúnánás, Hunyadi út 13.
Ügyvezető igazgató: Oláh Sándor
E-mail: recepcio@hotelmedian.hu
Cégjegyzékszám: 09-09-004835
Adószám: 11551270-2-09
2./ Alapelvek
A Társaság jelen tájékoztatóval és elérhetővé tételével biztosítani kívánja a GDPR rendeletben meghatározott kötelezettségeinek teljesítését, többek között az érintettek tájékoztatási kötelezettségét.
Jelen szabályzat célja, hogy az érintettek megfelelő tájékoztatást kapjanak a Társaság által kezelt, illetve az általa megbízott adatfeldolgozó részére továbbított adatokról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adattovábbítás jogalapjáról.
A Társaság vendégeinek személyes adatait csak az érintett előzetes írásbeli hozzájárulásával, vagy szerződés teljesítéséhez, vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez kezel. A Társaság az adat felvétele előtt minden esetben közli az érintettel az adatkezelés célját, valamint az adatkezelés jogalapját.
A személyes adatok kezelése során a Társaság az alábbi elveket veszi figyelembe:
- Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság: A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint a Vendég számára átlátható módon kell végezni;
- A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történik, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon;
- Pontosság: A személyes adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ésszerű intézkedést megteszünk annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljük vagy helyesbítsük;
- Korlátozott tárolhatóság: A személyes adatok tárolása olyan formában történik, amely a Vendég azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, a GDPR rendeletben a Vendég jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel;
- Integritás és bizalmas jelleg kezelését oly módon végezzük, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.
- Elszámoltathatóság: A Társaság felelős az alapelveknek való megfelelésért, továbbá képes e megfelelőség igazolására.
II./ Biztonsági intézkedések
1./ Munkavállalókkal szemben alkalmazott biztonsági intézkedések
A Társaságnál adatkezelést végző alkalmazottak, valamint a Társaság megbízásából az adatkezelésben résztvevő személyek kötelesek a megismert személyes adatokat üzleti titokként kezelni és azokat megőrizni. A személyes adatokat kezelő és azokhoz hozzáférési lehetőséggel rendelkező személyek kötelesek Titoktartási nyilatkozatot tenni. A Társaság munkatársai munkájuk során gondoskodnak arról, hogy jogosulatlan személyek ne tekinthessenek be személyes adatokba, továbbá arról, hogy a személyes adat tárolása, elhelyezése úgy kerüljön kialakításra, hogy az jogosulatlan személy részére ne legyen hozzáférhető, megismerhető, megváltoztatható, megsemmisíthető.
2./ Védelmi intézkedések
A papíralapon kezelt személyes adatok biztonsága érdekében a Társaság az alábbi intézkedéseket alkalmazza:
az adatokat csak az arra jogosultak ismerhetik meg, azokhoz más nem férhet hozzá, más számára nem tárhatóak fel;
a dokumentumokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben helyezi el;
a folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékesek férhetnek hozzá;
a Társaság adatkezelést végző munkatársa a nap folyamán csak úgy hagyhatja el az olyan helyiséget, ahol adatkezelés zajlik, hogy a rá bízott adathordozókat elzárja, vagy az irodát bezárja;
a Társaság adatkezelést végző munkatársa a munkavégzés befejeztével a papíralapú adathordozót elzárja.
A számítógépen, illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága érdekében a Társaság – összhangban a hatályos informatikai szabályzatának előírásaival – az alábbi intézkedéseket és garanciális elemeket alkalmazza:
az adatkezelés során használt számítógépek a Társaság tulajdonát képezik, vagy azok fölött tulajdonosi jogkörrel megegyező joggal bír a Társaság;
a kezelt adatokhoz minden esetben érvényes, személyre szóló, azonosítható jogosultsággal lehet hozzáférni;
az adatokkal történő minden számítógépes rekord nyomon követhetően naplózásra kerül;
amennyiben valamely adatkezelés jogalapja megszűnt, úgy az adat véglegesen törlésre kerül oly módon, hogy az adat újra vissza nem nyerhető;
a személyes adatokat kezelő hálózaton a vírusvédelemről a Társaság folyamatosan gondoskodik;
a Társaság mindent megtesz annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök alkalmazásával megakadályozza illetéktelen személyek hálózati hozzáférését.
3./ Biztonsági intézkedések során alkalmazott elvek
A Társaság a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja, ideértve; fizikai vagy műszaki incidens esetén az arra való képességet, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférést és az adatok rendelkezésre állását kellő időben vissza lehet állítani; az adatkezelés biztonságának garantálására hozott technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére szolgáló eljárást.
A Társaság jóváhagyott magatartási kódexekhez vagy jóváhagyott tanúsítási mechanizmushoz nem csatlakozott.
Az adatok fizikai tárolásának helye a Társaság üzemeltetési központja.
III./ Adatkezelés
1./ Az adatkezelési tevékenység meghatározása
Az OLEX-97 Kft. által üzemeltett HOTEL Medián (4080 Hajdúnánás, Hunyadi út 13.) épületében természetes személyek (továbbiakban: Vendég) részére nyújtott szállásszolgáltatás és azzal kapcsolatos wellness szolgáltatások, valamint konferencia- és rendezvényszolgáltatásokra ezen adatvédelmi tájékoztató előírásai vonatkoznak.
A Vendég adatai esetén a Hotel Medián az alábbi adatkezeléseket végzi:
1.1./ Online árajánlatkérés
A www.hotelmedian.hu oldalon lehetősége van árajánlatot kérni, melynek során végzett adatkezelésről a Társaság az alábbiakról tájékoztatja Vendégeit:
1.1.1./ Online árajánlatkérés során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás
| Adatkategória | Adatkezelés célja | Adatkezelés jogalapja | Adatkezelés időtartama | Adattovábbítás |
| Név | Beazonosítás, megszólítás, árajánlat kiküldése | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| E-mail cím | Kommunikációs csatorna, árajánlat kiküldése | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Telefon | Kommunikációs csatorna, egyeztetés, pontosítás, az árajánlattal kapcsolatos információk gyorsabb, egyszerűbb megbeszélése | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Választott csomagaján-lat | Az árajánlat meghatározása, megírása | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Szoba típusa | Az árajánlat meghatározása, megírása | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Felnőttek száma | Az árajánlat meghatározása, megírása | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Együttutazó gyermekek száma, korosztálya (0-3 év, 3-6 év, 6-12 év lebontásban) | Az árajánlat meghatározása, megírása, kedvezmények meghatározása | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Érkezés és távozás időpontja | Szabad szobák megállapítása, árajánlat megírása | Önkéntes hozzájárulás | Szobafoglalás esetén az 1.2. pont szerint, szobafoglalás hiányában a választott érkezési időpontig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
A fent felsorolt valamennyi adat megadása nélkülözhetetlen a megfelelő árajánlat megadására.
A Társaság részére elküldött adatokat a Társaság front office manager és recepciós munkakörben dolgozó munkavállalója kezeli a Hotel System program segítségével, a beérkezett adatokat rögzítik az érintett számára ajánlatot dolgoznak ki, amelyet e-mailben juttatnak el a Vendég részére. A kiküldött árajánlatokban rögzített adatokat a Társaság e-mail tárhely szolgáltatója megismerheti.
A Társaság a megadott adatokat 3. országba nem továbbítja.
1.2./ Előzetes szobafoglalás
A www.hotelmedian.hu oldalon lehetősége van minden érdeklődőnek a honlap segítségével a szabad szállások számát, a Hotel árajánlatát megtekinteni, és amennyiben az elnyeri tetszését, elektronikus úton a szállást lefoglalni, véglegesíteni. A fentieken túl elektronikus levelezés útján is lehetőség van nagyobb csoport esetén szobafoglalásra.
1.2.1./ Online, illetve telefonos, e-mailes szállásfoglalás során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás
| Adatkategória | Adatkezelés célja | Adatkezelés jogalapja | Adatkezelés időtartama | Adattovábbítás |
| Név | Beazonosítás, megszólítás, árajánlat kiküldése | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| E-mail cím | Kommunikációs csatorna, árajánlat kiküldése | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában a választott érkezési időpontot követő 5 évig (foglalás bizonyítása érdekében) | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Telefon | Kommunikációs csatorna, egyeztetés, pontosítás, a foglalással kapcsolatos információk gyorsabb, egyszerűbb megbeszélése | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában a választott érkezési időpontot követő 5 évig (foglalás bizonyítása érdekében) | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Választott csomagaján-lat | Az ár meghatározása érdekében | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Szoba típusa | Az ár meghatározása érdekében | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Felnőttek száma | Az ár meghatározása érdekében | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Együttutazó gyermekek száma, korosztálya (0-3 év, 3-6 év, 6-12 év lebontásban) | Az ár meghatározása érdekében | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Érkezés és távozás időpontja | Szabad szobák megállapítása, ár meghatározása érdekében | Önkéntes hozzájárulás | Szoba elfoglalása esetén az 1.3. pont szerint, szoba elfoglalása hiányában számla kerül kiállításra, így a számla kiállítását követő év utolsó napját követő 8 év elteltével | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
A Társaság a megadott adatokat 3. országba nem továbbítja.
Figyelemmel arra, hogy amennyiben a lefoglalt szállás elfoglalására nem kerül sor, a Hotel az első éjszakát kiszámlázza, így a számlán szereplő adatok törlésére (név, lakcím, lefoglalt szállással kapcsolatos információk) jelen pontban foglaltak szerint kerül sor, minden más adat véglegesen törlésre kerül a lefoglalt szállást követő 5 év elteltével. A foglalásról szóló e-mail értesítőt a Hotel 5 év elteltével törli a rendszerből.
1.3./ Szállás elfoglalása
A szállás elfoglalására 4 féleképpen van lehetőség:
online szobafoglalást követően
egyedi előzetes szobafoglalás (e-mail, telefon) követően
személyes érdeklődéssel egyidejűleg
1.3.1./ Szállás elfoglalása során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás
A szállás elfoglalásakor a szállóvendégek bejelentőlapot töltenek ki, melyen az alábbi adatokat rögzítik:
| Adatkategória | Érintettek kategóriája | Adatkezelés célja | Adatkezelés jogalapja | Adattovábbítás |
| Név | Minden vendég | Kapcsolattartás számlázás | Szerződés és jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges Áfa tv. 169.§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Születési hely, idő | Minden vendég | IFA kötelezettség teljesítése, beazonosítás | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges Htv. 30.§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Teljes lakcím | Minden vendég | IFA kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges Htv. 30.§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Számlázási cím | Minden vendég | Számlázás | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges Áfa tv. 169.§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Telefonszám | Minden vendég | Kapcsolattartás | Szerződés teljesítéséhez szükséges | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Érkezés és távozás időpontja, választott szobatípus, csomag | Minden vendég | Szerződés teljesítése, szerződés tartalma | Szerződés teljesítéséhez szükséges | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató, valamint a könyvelő részére |
| Nemzetiség | 3.ország állampolgára | Egyéb adatkezelői kötelezettség megállapítása | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II.tv 73§ 94§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Születési név | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II.tv 73§ 94§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Előző családi és utóneve | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II.tv 73§ 94§ | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Útlevélszám | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Határátlépés helye és ideje | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II. tv. 73 § | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Neme | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II. tv. 73 § | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Anyja születési családi és utóneve | 3.ország állampolgára | Jogszabályi kötelezettség teljesítése | Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 2007. évi II. tv. 73 § | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Aláírás | Minden vendég | Szerződéskötés | Szerződés teljesítéséhez szükséges | Nem kerül továbbításra |
1.3.2./ Adattovábbítás speciális esetei
Az IFA fizetési kötelezettség teljesítése, illetve mentesség megállapítása, igazolása érdekében minden Vendéggel, aki mentes az IFA fizetési kötelezettség alól „Nyilatkozat igénybe vett idegenforgalmi adómentességről” nyomtatvány kerül kitöltésre, melyen lévő adatokat (név, születési hely, idő, állandó lakóhely, érkezés napja, távozás napja, adómentesség jogcíme, aláírás) a Hotel az alábbi Szerv részére továbbítja:
Polgármesteri Hivatal Hajdúnánás
Székhely: 4080 Hajdúnánás, Köztársaság tér 1.
Elérhetőség: +36 52 381 249
Adatfeldolgozás célja: a Hajdúnánási Polgármesteri Hivatal önkormányzati rendelete alapján Idegenforgalmi adó megállapítása, igazolása.
Harmadik országbeli állampolgárok esetében az adat továbbítására az alábbiak szerint kerül sor:
Harmadik országbeli állampolgár: a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek (EGT- állampolgár, illetve az EGT- állampolgárt vagy a magyar állampolgárt kísérő vagy hozzá csatlakozó családtag) kivételével a nem magyar állampolgárok és a hontalan személyek.
Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal
Székhely: 1117 Budapest, Budafoki út 60.
Elérhetőség: +36 1 463 9100; migracio@bah.b-m.hu
Adatkezelés jogalapja: A harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. tv. 73.§ (1) és (2) bekezdésében foglaltak teljesítése.
Az OLEX-97 Kft a megadott adatokat 3. országba nem továbbítja.
1.3.3./ Adattárolás időtartama
| Személyes adat | Adattörlés ideje |
| Név | Számla kiállításának évének utolsó napját követő 8. év vége |
| Születési hely, idő | Szállás elhagyását követő 5 év elteltével |
| Teljes lakcím | Szállás elhagyását követő 5 év elteltével |
| Számlázási cím | Számla kiállításának évének utolsó napját követő 8. év vége |
| Telefonszám | Szállás elhagyását követően |
| Nemzetiség | Szállás elhagyását követő 5 év elteltével |
| Útlevélszám | Szállás elhagyását követő 5 év elteltével |
| Határátlépés helye és ideje | Szállás elhagyását követő 5 év elteltével |
| Aláírás | Dokumentum megsemmisítésekor, a hozzá kapcsolódó számla kiállításának évének utolsó napját követő 8 év vége |
1.4./ Mágneskártya használata
A Hotelben a bejelentkezést követően a recepciós, a kártyaíró programba betáplálja a Vendéggel kapcsolat alábbi adatokat: szobaszám, mágneskártya száma, mágneskártya írásának időpontja, érkezés napja, távozás napja. A mágneskártya a Hotelben történő tartózkodás idején biztonsági funkciókat tölt be, a szobák kinyitását és bezárását végzik, jogalapja a Társaság és harmadik fél jogos érdeke. A kártya használata során a mozgásokkal kapcsolatban semmilyen adat nem kerül rögzítésre. A mágneskártyák használatának célja a Hotelben tartózkodó szállóvendégek és a Társaság vagyontárgyainak védelme.
Miután a Vendég elhagyta a szállást, a rögzített adatok véglegesen törlésre kerülnek, a rögzítettek adatok továbbítására nem kerül sor.
1.5./ Hírlevélre történő feliratkozás
A Társaság által üzemeltett www.hotelmedian.hu oldalon, valamint e-mailben vagy a Szállodában papír alapon lehetőség van a Hotel e-Dm, azaz hírleveleire feliratkozni.
1.5.1./ A hírlevélre történő feliratkozás során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás
| Adatkategória | Adatkezelés célja | Adatkezelés jogalapja | Adatkezelés időtartama | Adattovábbítás |
| Név (Vezetéknév, keresztnév) | Beazonosítás, megszólítás | Önkéntes hozzájárulás | Hozzájárulás visszavonásáig, vagy 5 évig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| E-mail cím | Kommunikációs csatorna, levél küldése | Önkéntes hozzájárulás | Hozzájárulás visszavonásáig, vagy 5 évig | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
A megadott adatok 3. országba nem kerülnek továbbításra. A hírlevélre történő hozzájárulását az érintett jogosult bármikor visszavonni a hírlevél lap alján található leiratkozó linkre történő kattintással, és a leiratkozás megerősítésével, vagy a recepcio@hotelmedion.hu e-mail címre küldött lemondási kérelem útján. Postai úton a következő címen iratkozhat le a hírlevélről: Hotel Median, 4060 Hajdúnánás, Hunyadi u. 13.
A Társaság a listát vagy az adatokat külön listán, a Társaság részére más célból megadott adatoktól elkülönítetten tárolja, ezt a listát kizárólag a Társaság arra felhatalmazott munkatársai, valamint a tárhelyszolgáltatók ismerhetik meg.
A Társaság a hírlevél listát öt évente felülvizsgálja, és a hírlevél küldéshez öt év után megerősítő hozzájárulást kér. Annak az érintettnek az adatait, aki nem ad megerősítő hozzájárulást a hírlevél küldéshez, az ilyen e-mail kézbesítését követő 30 napon belül a Társaság törli.
1.6./ Vendég kérdőív, értékelő rendszer
A Társaság meghatározott minőségbiztosítási folyamatot alkalmaz annak érdekében, hogy minél színvonalasabb szolgáltatást tudjon nyújtani Vendégei részére, melynek részeként online, e-mail vagy papír alapú vendég kérdőív útján, vagy az értékelő rendszer segítségével van lehetőség a Vendégeknek véleményük kifejtésére.
1.6.1./ Vendég kérdőív, illetve értékelő rendszer során megadott adatkategóriák, adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, adattovábbítás
| Adatkategória | Adatkezelés célja | Adatkezelés jogalapja | Adatkezelés időtartama | Adattovábbítás |
| Név (Vezetéknév, keresztnév) | megszólítás, panasz kivizsgálása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Látogatás dátuma | panasz kivizsgálása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Szoba száma | panasz kivizsgálása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Cím | kapcsolatfelvétel, válaszadás biztosítása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| E-mail cím | kapcsolatfelvétel, válaszadás biztosítása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
| Telefonszám | kapcsolatfelvétel, válaszadás biztosítása | Önkéntes hozzájárulás | panasz, értékelés kivizsgálása, de maximum a hozzájárulás megadását követő 1 év | Honlap és e-mail tárhely szolgáltató részére |
A kérdőív, illetve az értékelő rendszer kitöltése során bármelyik adat megadását megtagadhatja a Vendég. A megadott adatokat a Hotel az érintett Vendégre nem visszavezethető módon statisztikai célból is felhasználhatja.
A megadott adatokat a Társaság külön adatállományban, más megadott adatoktól elkülönítetten tárolja.
A megadott adatok 3. országba nem kerülnek továbbításra.
1.7./ Adatok továbbítása
Könyvelő adatai:
Cég neve: Capitaliser Könyvelő és Tanácsadó Kft.
Székhely: 4024 Debrecen, Jászai Mari utca 5 fsz/1
Adószám: 23282401-2-09
Cégjegyzékszám: 09 09 020796
Honlap és program tárhely szolgáltató adatai:
Cég neve: Linuxweb Informatikai Kft.
Székhely címe: 4034 Debrecen, Sólyom utca 28
Adószám: 14167544-2-09
Cégjegyzékszám: 09 09 014362
A Társaság a Vendég utalásai során tudomására jutott bankkártya, hitelkártya, bankszámlaadatok vonatkozásában adatfeldolgozónak minősül, adatkezelési tevékenységet a Vendég bankja végez.
1.8./ Facebook oldal
A Társaság által üzemeltett szállodák/éttermek stb. külön-külön is elérhetőek a Facebook közösségi portálon. A facebook oldal segítségével a Vendég tájékozódhat a legújabb akciókról, információkról. A Facebook oldalán a tetszik/”like”- linkre kattintással az érintett hozzájárul a Társaság híreinek és ajánlatainak a közzétételéhez a saját üzenőfalán. A Társaság a facebook oldalán képeket/filmeket is közzétesz a különböző eseményekről/szállodákról/éttermekről stb. Amennyiben nem tömegfelvételről van szó, a Társaság mindig kikéri az érintett írásbeli hozzájárulását a képek közzététele előtt. A facebook oldal adatkezeléséről tájékoztatást a facebook honlapján található adatvédelmi irányelvek és szabályzatból, a www.facebook.com címen kaphat.
1.9./ Hotelben található wifi használata
A Társaság a hotelben tartózkodó szállóvendégek részére wifit üzemeltet, a wifi szolgáltatás biztosítása során felcsatlakozott eszközök esetén monitorozást nem végez.
1.10./ A szállodában tartott rendezvények, gyermekprogramok során készült fényképek
A Társaság alkalmazottai a Hotel által szervezett rendezvények során fényképfelvételeket készíthetnek. Minden ilyen rendezvényt, programot megelőzően ezért a Vendéggel, vagy kiskorú gyermek esetén annak törvényes képviselőjével a rendezvény, program szervezéséért felelős alkalmazott külön hozzájáruló nyilatkozatot kér be a Vendégtől. Kizárólag azon vendégről, gyermekéről készült fénykép kerül a későbbiekben felhasználásra, aki a hozzájáruló nyilatkozatot aláírta.
2./ Vendég, mint érintett jogai
2.1./ Törléshez való jog
Ön, mint Vendég a személyes adatok indokolatlan és késedelem nélküli törlését kérheti – személyesen vagy írásban elektronikus levél megküldésével, ha
a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat a Hotel begyűjtötte vagy más módon kezelte;
az Ön hozzájárulása alapján kezeltük az adatait, és ezen hozzájárulását visszavonja és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
Ön tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
a személyes adatokat a Hotel jogellenesen kezelte;
a személyes adatokat a Hotelre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
A Hotel nem törli azokat az adatokat, melyek tárolására jogszabályi előírás miatt köteles.
2.2./ Tájékoztatáshoz való jog
Ön bármikor jogosult a Hoteltől személyesen, vagy írásban tájékoztatást kérni a személyes adatai kezeléséről, az adatkezelés módjáról, zárolásáról, törléséről, a kezelt adataival kapcsolatos bármilyen intézkedésről felvilágítást kérni. A Vendég bármikor kérheti a Társaságot, hogy személyes adataiba betekinthessen.
A Társaság felhő alapú adatbázist, online regisztrációs felületet nem üzemeltet, így amennyiben a Vendég élni kíván tájékoztatáskérési jogával, bármikor kezdeményezheti azt elektronikus levél, vagy postai levél formájában.
2.3./ Visszajelzéshez fűződő jog
A Vendég jogosult arra, hogy a Társaságtól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
az adatkezelés céljai;
- az érintett személyes adatok kategóriái;
- azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
- adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
- a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
- ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.
2.4./ Hozzáférés joga
A Vendég jogosult arra, hogy adataihoz hozzáférjen, ekként az OLEX-97 Kft. a Vendég személyes adatainak másolatát a rendelkezésére bocsátja.
2.5./ A helyesbítéshez való jog
A Vendég jogosult arra, hogy bármikor módosítást kezdeményezzen az OLEX-97 Kft által kezelt adataiban. Ezt a Hotel elérhetőségin, telefonon, postai vagy elektronikus levélben teheti meg.
2.6./ Az adatkezelés korlátozásához való jog
A Vendég jogosult arra, hogy kérésére a Hotel korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a Vendég vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
az adatkezelés jogellenes, de a Vendég ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
a Vendég tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak a Vendég hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
A Hotel az érintett Vendéget, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.
2.7. A tiltakozáshoz való jog
A Vendég jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a kezelése ellen az alábbi esetekben:
az adatkezelés közérdekű vagy a Társaságra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges vagy
az adatkezelés a Társaság vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges,
kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek a Vendég olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.
Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek a Vendég érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
A Vendég által a Hotel részére átadott személyes adatoknak a gyűjtésük eredeti céljától eltérő egyéb célból történő kezelésére csak abban az esetben kerülhet sor, ha az adatkezelés összeegyeztethető az adatkezelés eredeti céljával.
A Vendég adatainak módosítását, törlését, az adatkezeléssel kapcsolatos tiltakozásának bejelentését bármikor kezdeményezheti elektronikus levél megküldésével a Hotel központi e-mail címére, postai címére vagy személyesen a Hotel gazdasági irodájában. A Társaság indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 15 napon belül – illetve ha jelen szabályzat ennél rövidebb időtartamot határoz meg, az ott meghatározott időtartamon belül – köteles válaszolni a Vendég levelére, illetve kérésének – amennyiben az a jogszabályban rögzített jogaival összeegyeztethető – eleget tenni.
A Hotel tájékoztatja a Vendéget, hogy a kezelt adatokkal profilalkotás, automatizált döntéshozatal nem történik.
3./ Panaszügyintézés
3.1./ Panaszügyintézés helye, ideje, módja, jogérvényesítési lehetőségek
A Vendég a Hotel adatkezelési tevékenységével kapcsolatos kifogásait az alábbi elérhetőségeken terjesztheti elő: Levelezési cím: OLEX-97 Kft. 4080 Hajdúnánás, Rákóczi út 27/a +36 52 570 140 recepcio@hotelmedian.hu
A Hotel a telefonon vagy egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával közölt szóbeli panasz esetén a Vendégnek legkésőbb az érdemi válasszal egyidejűleg megküldi a jegyzőkönyv másolati példányát. Minden egyéb esetben a Hotel az írásbeli panaszra vonatkozó szabályok szerint jár el. A telefonon, vagy más hírközlési eszköz segítségével rögzített panaszt a Társaság egyedi azonosítóval látja el, mely a későbbiekben egyszerűsíti a panasz visszakeresését. A Társaság a hozzá írásban érkezett panaszt 15 napon belül érdemben megválaszolja. Az intézkedés jelen szerződés értelmében a postára adást jelenti. A panasz elutasítása esetén a Társaság az elutasítás indokáról tájékoztatja a Vendéget.
3.2./ Jogérvényesítési lehetőségek
Bármely érintett a személyes adatainak kezelésével kapcsolatos vélt jogsérelem esetén az illetékes törvényszékhez, a fővárosban a Fővárosi Törvényszékhez is fordulhat vagy vizsgálatot kezdeményezhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (elnök: dr. Péterfalvi Attila, 1024 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, ügyfélszolgálat@naih.hu, 036-13911400, www.naih.hu).
Amennyiben közvetlenül bíróságon kíván a Hotel adatkezelési rendjével szemben fellépni, azt a Vendég közvetlenül, bírósági úton is megteheti. A per az érintett lakóhelye, vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt indítható meg.
Kiskorúakat sértő, gyűlöletkeltő, kirekesztő tartalmakkal, helyreigazítással, elhunyt személy jogaival, jó hírnév megsértésével kapcsolatos jogainak megsértése esetén bejelentéssel, panasszal élhet:
Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság
1015 Budapest, Ostrom u. 23-25.
Levélcím: 1525 Pf. 75.
Tel: (06 1) 457 7100
Fax: (06 1) 356 5520
E-mail: info@nmhh.hu
IV./ www.hotelmedian.hu honlap üzemeltetése
A Társaság által működtetett honlaphoz bárki, kiléte felfedése és személyes adatai megadása nélkül hozzáférhet, a honlapon és az ahhoz kapcsolt oldalakon, szabadon és korlátozás nélkül szerezhet információkat. A honlapon a Társaság „sütiket (cookies) nem használ.
A Hotel az általa üzemeltett honlap hírleveleire feliratkozó személyeknek havonta akár több alkalommal is híreket, információkat és ajánlatokat tartalmazó online Hírleveleket és elektronikus direkt marketing üzeneteket kézbesít. A hírlevélre történő feliratkozást követően a Hotel visszaigazoló e-mailt küldd a Felhasználó részére, melyben tájékoztatja a leiratkozás lehetőségéről és módjáról is.
V./ Adatvédelmi incidens kezelése
A Hotel amint tudomására jut valamely, általa kezelt adat vonatkozásában történt adatvédelmi incidens, azt indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenteni köteles az illetékes felügyeleti hatóságnál, kivéve, ha az elszámoltathatóság elvével összhangban bizonyítani tudja, hogy az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a Vendég jogaira és szabadságaira nézve.
Ha a bejelentés 72 órán belül nem tehető meg, abban meg kell jelölni a késedelem okát, az előírt információkat pedig – további indokolatlan késedelem nélkül – részletekben is közli.
A Hotel adatvédelmi incidens tapasztalása esetén a Vendéget haladéktalanul, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a Vendég jogaira és szabadságaira nézve, annak érdekében, hogy megtehesse a szükséges óvintézkedéseket. A Hotel a tájékoztatóban leírja, hogy milyen jellegű adatvédelmi incidens történt, valamint a Vendégnek szóló, a lehetséges hátrányos hatások enyhítését célzó javaslatokat.
Az Adatvédelmi incidens felismerését követően a Hotel megvizsgálja, hogy az összes megfelelő technológiai védelmi és szervezési intézkedés végrehajtásra került-e, egyrészt az adatvédelmi incidens haladéktalan megállapítása, másrészt a felügyeleti hatóságnak történő bejelentés és a Vendég sürgős értesítése érdekében. Ennek érdekében a Hotel képviseletében eljáró igazgató a tagokat, az adatokat kezelő valamennyi személyt, valamint külsős IT szakértőt az incidens értesülését követő 24 órán belül összehívja az incidens keletkezési okának megállapítására, az elvégzett és elvégzendő cselekvési tervek kidolgozására és a későbbi incidensek elkerülése érdekében szükséges intézkedések megtételére.
Hajdúnánás, 2018. május 22.
Oláh Sándor ügyvezető
